Por Dirceu Martins Pio

Como caminha a qualidade da minha comunicação profissional ? É muito difícil responder à pergunta, não ? A gente não consegue saber se vamos bem ou vamos mal nesse campo porque na verdade a avaliação depende da opinião de nossos interlocutores.

como está a sua comunicação?

Mas, pretendo ajudá-los a avaliar. Ainda outro dia, defini aquilo que considero sejam os 10 princípios básicos da comunicação profissional. Veja a seguir quais são esses princípios. Se você os segue à risca, o mais provável é que você pratique uma comunicação de boa qualidade. Se não segue, comece a por as barbas de molho…

Os 10 princípios da Comunicação Profissional

1. Agilidade – Opere a Comunicação com a máxima agilidade que você conseguir. Dê respostas rápidas, ainda que não definitivas, a seus interlocutores. Não contribua, pela demora, com o aumento da ansiedade do outro lado.

2. Encontre Tempo – Comunicar-se por “espasmos”, apenas na hora em que você encontra tempo para fazê-lo, é totalmente inadequado. Mantenha boa freqüência na comunicação com seus interlocutores e encontre fragmentos de tempo durante o dia para dar respostas que seus interlocutores esperam receber.

Encontre tempo para a comunicação clara e mansa

3. Foco Específico – Mantenha um foco permanente e exclusivo para as suas iniciativas e compromissos em comunicação. Ao final do expediente, passe em revista a atividade que empreendeu em comunicação naquele dia de trabalho. Não esqueça respostas ou avisos que ficou de enviar a seus interlocutores.

Sempre é bom checar se foi claro e alinhar as expectativas

4. Procure o retorno – Informar não é comunicar. Nunca confie em que produziu comunicação ao disparar uma mensagem pelo computador, por exemplo. Certifique-se de que sua mensagem foi recebida, consumida, entendida. A certeza de que produzimos comunicação só ocorre quando o interlocutor dá sinais efetivos de que recebeu, consumiu, entendeu a sua mensagem. Isto vale mesmo para a comunicação presencial.

Escolha bem os meios para evitar ruídos

5. Adequação dos Meios – Pense um pouco antes de escolher o meio pelo qual vai transmitir uma mensagem. Lembre-se que o meio eletrônico, pelo computador, é frio, impessoal e acrescenta às mensagens significados que você não quis transmitir.

6. Meio presencial – Nunca jogue fora a oportunidade de se comunicar pelo meio presencial, pois nenhum outro meio é capaz de substituir com a mesma eficácia a conversa pessoal, o olho no olho, o frente à frente.

7. Cuidado com a Arrogância – Seja um profissional acessível. Não ponha filtros ou barreiras a quem precisa comunicar-se com você. Filtros ou barreiras são vistos como arrogância, o inimigo número um da comunicação.

8. Não seja Autosuficiente – Seja um profissional arejado, capaz de aceitar sugestões de trabalho, venham de onde vier. Procure fazer de suas decisões um “blend” das opiniões e percepções das pessoas de seu convívio profissional. Tenha um estoque de verdades sempre bem pequeno.

9. Arte de ouvir – Nunca fale em excesso. Saiba ouvir as pessoas de seu convívio pessoal. Não sufoque seus interlocutores com falatórios intermináveis. Cuide para que a sua comunicação seja realizada com equilíbrio entre “locução” e “audição”.

Seja mais ouvidos

10. Recepção – O receptor das mensagens tem as mesmas obrigações e responsabilidades do emissor dentro do objetivo de produzirem comunicação de qualidade. Dê respostas rápidas às mensagens que recebe e nunca espere que o emissor tenha de lhe cobrar por seu retorno ao recebimento e compreensão das mensagens que lhe enviou. Tome a iniciativa de dar esse retorno sempre com premência de tempo.

Acima de tudo, lembre-se que você será a primeira vítima da comunicação mal realizada diante de qualquer desrespeito a um desses princípios.